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留意職工檔案管理中的盲點(diǎn)
2013-02-26 來(lái)源: 點(diǎn)擊: 次
案例一:
2011年10月,某公司人力資源經(jīng)理王晶代表公司新招了一批員工,其中李斌等3位求職者都是外地來(lái)的大學(xué)畢業(yè)生。在與3位外地求職者的談話中,王晶特意詢問(wèn)他們的檔案是否能調(diào)來(lái),如果不能調(diào)來(lái),單位將不負(fù)責(zé)繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。由于李斌3人都表示無(wú)法將檔案轉(zhuǎn)移到單位,王晶在辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記手續(xù)時(shí),就沒(méi)將他們的名字報(bào)到社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。
今年4月,市里開展社會(huì)保險(xiǎn)執(zhí)法大檢查,重點(diǎn)檢查企業(yè)繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的問(wèn)題。在查到王晶所在公司時(shí),勞動(dòng)監(jiān)察部門發(fā)現(xiàn)公司沒(méi)有為李斌等人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。對(duì)此,王晶解釋說(shuō):“不是我們不給他們上保險(xiǎn),是因?yàn)樗麄兊臋n案不在公司,沒(méi)有檔案怎么能上保險(xiǎn)呢?”
案例二:
老侯是某地一家國(guó)有糧油企業(yè)的職工,自1990年參加工作以來(lái),一直從事收購(gòu)糧食、銷售糧油的工作,所以常年在外跑業(yè)務(wù)。但是自從1993年以后,企業(yè)多次聯(lián)系不到老侯,后來(lái)又能通過(guò)其同事、鄰居、親屬多方尋找,也都無(wú)果。1995年,該企業(yè)實(shí)行全員合同制,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)討論決定,鑒于老侯長(zhǎng)年曠工,根據(jù)《企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例》的規(guī)定,企業(yè)在召開職工代表大會(huì)的時(shí)候,宣布將老侯除名,并按照法律程序送達(dá)相關(guān)除名通知。
此后,企業(yè)長(zhǎng)期虧損,經(jīng)過(guò)當(dāng)?shù)貒?guó)資委牽線,被一家大型央企收購(gòu)。在收購(gòu)兼并過(guò)程中,兩家企業(yè)約定將糧油企業(yè)的全體員工統(tǒng)一劃轉(zhuǎn)到央企,員工此前的工作年限計(jì)入央企的工作年限。由于該央企戰(zhàn)略得當(dāng),企業(yè)發(fā)展迅速,并正式上市,全體員工每人都享受到了部分股權(quán)和分紅。
2011年12月,老侯經(jīng)與以前的同事聯(lián)系后,方知企業(yè)已經(jīng)發(fā)生天翻覆地的變化。于是,老侯找到該央企要求恢復(fù)勞動(dòng)關(guān)系,補(bǔ)繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),參與公司上市分紅,并要得到相應(yīng)的職工股權(quán)。央企人力資源經(jīng)理王輝認(rèn)為老侯不是該央企員工,即使屬于原糧油企業(yè),也已經(jīng)被除名,且在并購(gòu)時(shí)已不屬于在冊(cè)職工,因此不能享受職工股權(quán)收益。至于此前的補(bǔ)繳社保費(fèi)問(wèn)題,更與該央企無(wú)關(guān)。但是老侯卻認(rèn)為,自己是在為原廠辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中,身患疾病而未能與企業(yè)聯(lián)系,因此企業(yè)除名屬于違法;況且本人檔案仍在企業(yè)人事部門存放,因此自己仍是該企業(yè)員工。
經(jīng)過(guò)查找,王輝發(fā)現(xiàn)老侯的檔案果然還在該央企存放,一時(shí)慌了手腳,難道檔案存放就能證明還存在勞動(dòng)關(guān)系嗎?
魯律師點(diǎn)評(píng):
以上兩個(gè)案例都是因職工檔案管理引發(fā)的爭(zhēng)議。企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用職工等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料,是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下,用人單位對(duì)員工的檔案享有一定的保管權(quán),檔案隨人走,勞動(dòng)關(guān)系在哪兒,檔案就轉(zhuǎn)移到哪兒。因此,檔案關(guān)系往往被視為勞動(dòng)關(guān)系存在的主要依據(jù)。而社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的產(chǎn)物,是以勞動(dòng)關(guān)系的建立為前提的,只要用人單位與勞動(dòng)者建立了勞動(dòng)合同關(guān)系或者事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系,不管檔案保存在哪里,根據(jù)《勞動(dòng)法》第72條之規(guī)定,單位都必須依法為勞動(dòng)者參加社會(huì)保險(xiǎn),繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。因此,案例一中,王晶將檔案關(guān)系與社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系等同起來(lái),以為員工的檔案不能轉(zhuǎn)移到單位就可以不參加社會(huì)保險(xiǎn),這顯然是錯(cuò)誤的。面對(duì)勞動(dòng)監(jiān)察部門的整改通知,王晶應(yīng)當(dāng)及時(shí)為李斌等人辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記手續(xù),補(bǔ)繳以前的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。
根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。因此,勞動(dòng)者一般會(huì)認(rèn)為勞動(dòng)關(guān)系和檔案關(guān)系都是同步的!磩趧(dòng)法〉中明確規(guī)定,勞動(dòng)合同是勞動(dòng)者和用人單位建立勞動(dòng)關(guān)系的重要證明。同時(shí),隨著檔案托管等檔案管理形式的出現(xiàn),檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系已不再是對(duì)應(yīng)關(guān)系,檔案只是對(duì)勞動(dòng)者工作的文字記載。
案例二中,老侯長(zhǎng)期曠工,即使如其所說(shuō)患病在外,也可以通過(guò)其他形式告知企業(yè)。而老侯事實(shí)上存在主觀懈怠,客觀上曠工兩年之久,正是因?yàn)闊o(wú)視法紀(jì)才被除名。但是有必要提醒的是,對(duì)于長(zhǎng)期曠工、人間蒸發(fā)的員工,企業(yè)在作出相應(yīng)處理以后,一定要履行法定送達(dá)程序。如果該企業(yè)之前沒(méi)有扎實(shí)的法律措施,那么老侯的勞動(dòng)關(guān)系可能被判定為未解除。如果是這樣,那么當(dāng)糧油企業(yè)與央企并購(gòu)后,由于老侯仍然是糧油企業(yè)的職工,因此勞動(dòng)關(guān)系也一并轉(zhuǎn)入央企,那么本案就復(fù)雜了。
值得提醒企業(yè)的是,近年來(lái)一些企業(yè)為了留住員工,大都采用了扣押檔案的方法,《勞動(dòng)合同法》中明確規(guī)定用人單位不得扣押職工檔案,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時(shí),如果企業(yè)扣押檔案就意味著對(duì)職工檔案有保管的責(zé)任,倘若檔案丟失、毀損,用人單位就要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
2011年10月,某公司人力資源經(jīng)理王晶代表公司新招了一批員工,其中李斌等3位求職者都是外地來(lái)的大學(xué)畢業(yè)生。在與3位外地求職者的談話中,王晶特意詢問(wèn)他們的檔案是否能調(diào)來(lái),如果不能調(diào)來(lái),單位將不負(fù)責(zé)繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。由于李斌3人都表示無(wú)法將檔案轉(zhuǎn)移到單位,王晶在辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記手續(xù)時(shí),就沒(méi)將他們的名字報(bào)到社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)。
今年4月,市里開展社會(huì)保險(xiǎn)執(zhí)法大檢查,重點(diǎn)檢查企業(yè)繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的問(wèn)題。在查到王晶所在公司時(shí),勞動(dòng)監(jiān)察部門發(fā)現(xiàn)公司沒(méi)有為李斌等人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。對(duì)此,王晶解釋說(shuō):“不是我們不給他們上保險(xiǎn),是因?yàn)樗麄兊臋n案不在公司,沒(méi)有檔案怎么能上保險(xiǎn)呢?”
案例二:
老侯是某地一家國(guó)有糧油企業(yè)的職工,自1990年參加工作以來(lái),一直從事收購(gòu)糧食、銷售糧油的工作,所以常年在外跑業(yè)務(wù)。但是自從1993年以后,企業(yè)多次聯(lián)系不到老侯,后來(lái)又能通過(guò)其同事、鄰居、親屬多方尋找,也都無(wú)果。1995年,該企業(yè)實(shí)行全員合同制,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)討論決定,鑒于老侯長(zhǎng)年曠工,根據(jù)《企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例》的規(guī)定,企業(yè)在召開職工代表大會(huì)的時(shí)候,宣布將老侯除名,并按照法律程序送達(dá)相關(guān)除名通知。
此后,企業(yè)長(zhǎng)期虧損,經(jīng)過(guò)當(dāng)?shù)貒?guó)資委牽線,被一家大型央企收購(gòu)。在收購(gòu)兼并過(guò)程中,兩家企業(yè)約定將糧油企業(yè)的全體員工統(tǒng)一劃轉(zhuǎn)到央企,員工此前的工作年限計(jì)入央企的工作年限。由于該央企戰(zhàn)略得當(dāng),企業(yè)發(fā)展迅速,并正式上市,全體員工每人都享受到了部分股權(quán)和分紅。
2011年12月,老侯經(jīng)與以前的同事聯(lián)系后,方知企業(yè)已經(jīng)發(fā)生天翻覆地的變化。于是,老侯找到該央企要求恢復(fù)勞動(dòng)關(guān)系,補(bǔ)繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi),參與公司上市分紅,并要得到相應(yīng)的職工股權(quán)。央企人力資源經(jīng)理王輝認(rèn)為老侯不是該央企員工,即使屬于原糧油企業(yè),也已經(jīng)被除名,且在并購(gòu)時(shí)已不屬于在冊(cè)職工,因此不能享受職工股權(quán)收益。至于此前的補(bǔ)繳社保費(fèi)問(wèn)題,更與該央企無(wú)關(guān)。但是老侯卻認(rèn)為,自己是在為原廠辦理業(yè)務(wù)過(guò)程中,身患疾病而未能與企業(yè)聯(lián)系,因此企業(yè)除名屬于違法;況且本人檔案仍在企業(yè)人事部門存放,因此自己仍是該企業(yè)員工。
經(jīng)過(guò)查找,王輝發(fā)現(xiàn)老侯的檔案果然還在該央企存放,一時(shí)慌了手腳,難道檔案存放就能證明還存在勞動(dòng)關(guān)系嗎?
魯律師點(diǎn)評(píng):
以上兩個(gè)案例都是因職工檔案管理引發(fā)的爭(zhēng)議。企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用職工等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料,是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)。
在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下,用人單位對(duì)員工的檔案享有一定的保管權(quán),檔案隨人走,勞動(dòng)關(guān)系在哪兒,檔案就轉(zhuǎn)移到哪兒。因此,檔案關(guān)系往往被視為勞動(dòng)關(guān)系存在的主要依據(jù)。而社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的產(chǎn)物,是以勞動(dòng)關(guān)系的建立為前提的,只要用人單位與勞動(dòng)者建立了勞動(dòng)合同關(guān)系或者事實(shí)勞動(dòng)關(guān)系,不管檔案保存在哪里,根據(jù)《勞動(dòng)法》第72條之規(guī)定,單位都必須依法為勞動(dòng)者參加社會(huì)保險(xiǎn),繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。因此,案例一中,王晶將檔案關(guān)系與社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系等同起來(lái),以為員工的檔案不能轉(zhuǎn)移到單位就可以不參加社會(huì)保險(xiǎn),這顯然是錯(cuò)誤的。面對(duì)勞動(dòng)監(jiān)察部門的整改通知,王晶應(yīng)當(dāng)及時(shí)為李斌等人辦理社會(huì)保險(xiǎn)登記手續(xù),補(bǔ)繳以前的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。
根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》,職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)(組織人事)職能機(jī)構(gòu)管理。因此,勞動(dòng)者一般會(huì)認(rèn)為勞動(dòng)關(guān)系和檔案關(guān)系都是同步的!磩趧(dòng)法〉中明確規(guī)定,勞動(dòng)合同是勞動(dòng)者和用人單位建立勞動(dòng)關(guān)系的重要證明。同時(shí),隨著檔案托管等檔案管理形式的出現(xiàn),檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系已不再是對(duì)應(yīng)關(guān)系,檔案只是對(duì)勞動(dòng)者工作的文字記載。
案例二中,老侯長(zhǎng)期曠工,即使如其所說(shuō)患病在外,也可以通過(guò)其他形式告知企業(yè)。而老侯事實(shí)上存在主觀懈怠,客觀上曠工兩年之久,正是因?yàn)闊o(wú)視法紀(jì)才被除名。但是有必要提醒的是,對(duì)于長(zhǎng)期曠工、人間蒸發(fā)的員工,企業(yè)在作出相應(yīng)處理以后,一定要履行法定送達(dá)程序。如果該企業(yè)之前沒(méi)有扎實(shí)的法律措施,那么老侯的勞動(dòng)關(guān)系可能被判定為未解除。如果是這樣,那么當(dāng)糧油企業(yè)與央企并購(gòu)后,由于老侯仍然是糧油企業(yè)的職工,因此勞動(dòng)關(guān)系也一并轉(zhuǎn)入央企,那么本案就復(fù)雜了。
值得提醒企業(yè)的是,近年來(lái)一些企業(yè)為了留住員工,大都采用了扣押檔案的方法,《勞動(dòng)合同法》中明確規(guī)定用人單位不得扣押職工檔案,否則要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時(shí),如果企業(yè)扣押檔案就意味著對(duì)職工檔案有保管的責(zé)任,倘若檔案丟失、毀損,用人單位就要承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
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